12
mei
2016
|
13:53
Europe/Amsterdam

Wie bepaalt hoe de media over een crisis berichten?

Hebben de media de regie over het frame waarin een crisis wordt beschreven, of kun je daar als organisatie zelf de controle over houden? In de discussieronde tijdens PR is Key werd hierover druk gedebatteerd.

Tijdens een grote crisis moeten alle zeilen binnen een organisatie worden bijgezet om goed te blijven functioneren. Het informeren van belanghebbenden buiten de organisatie – klanten, passagiers, patiënten, studenten etc. – komt daarbij niet altijd op de eerste plaats. Hoe zorg je er nu voor dat ook de communicatie tijdens een crisis blijft draaien? Welke mankrachten en voorzieningen heb je daarbij nodig? Deze vragen stonden centraal tijdens de eerste editie van PR is Key. Vier sprekers uit binnen- en buitenland deelden hun visie en ervaringen, en tijdens de discussieronde werden de aanwezigen in zes groepen verdeeld om over evenveel stellingen te discussiëren.

De komende weken publiceren we de belangrijkste conclusies uit deze discussies, met vandaag de eerste stelling: ‘Je kunt zelf voorkomen dat de media het beeld van een crisis bepalen.’ Over één ding waren de deelnemers aan deze discussie het snel eens: een goede voorbereiding is het halve werk. Het is cruciaal om al in rustige tijden een goede band op te bouwen met relevante contactpersonen binnen de verschillende media. In tijden van crisis weten journalisten dan direct met wie ze moeten bellen, en zullen ze meer geneigd zijn om zorgvuldig met de beschikbare informatie om te gaan. 

Persoonlijk contact met de media is belangrijk, en met de kennis van het onderwerp kun je een journalist sturen/helpen met zijn verhaal.
Rik van Druten (Communicatie Adviseur en Woordvoerder)

Aan de andere kant hebben journalisten natuurlijk te maken met hun eigen opdrachten en belangen. Zij moeten hun koppen aantrekkelijk maken voor hun lezers, en maken daarbij keuzes die de crisis vaker groter dan kleiner zullen laten lijken. Bij het opstellen van het eerste persbericht kun je hier als organisatie rekening mee houden. Vooral de afweging tussen snel reageren en volledig informeren is hierbij relevant. ‘Ik verstuur het bericht liever later dan incompleet, om te voorkomen dat het verhaal steeds minder genuanceerd wordt doordat de media het van elkaar overnemen’, zegt Laura Valks, communicatieadviseur en woordvoerder bij Jumbo Supermarkten.

Oplossingen

Hoe zorg je er nu voor dat je als organisatie de maximale controle houdt over de manier waarop jouw crisis in de media wordt beschreven? De discussieronde tijdens PR is Key leverde een aantal mogelijke oplossingen op:

  • Door vragen niet per telefoon maar per e-mail te beantwoorden, kun je langer nadenken over je reactie en de exacte formulering daarvan. Dit kan voorkomen dat jouw antwoord verdraait wordt.
  • Door snel en proactief een persbericht te versturen, kun je mogelijk voorkomen dat alternatieve vertogen de bovenhand krijgen in de berichtgeving. Hier komt een bestaande band met de media goed van pas: je weet direct welke journalist je moet benaderen en communiceert dan met een bekende.
  • Als het overduidelijk is dat er schuld moeten worden bekend, trek het boetekleed dan ook aan en draai niet om de hete brij heen. Een vroege bekentenis kan het beeld van jouw organisatie positief beïnvloeden, terwijl een (te) late bekentenis alleen nog maar onoprecht en gedwongen overkomt.
  • Om te voorkomen dat een ongenuanceerd beeld wordt geschetst van de situatie en omstandigheden, is het verstandig om zo veel mogelijk duidelijkheid te scheppen in persberichten. Een onvolledig verhaal roept vragen op bij journalisten, en tegen die tijd heb je niet meer de regie over wie die vragen zal beantwoorden.

De breed gedragen conclusie tijdens dit onderdeel van de discussieronde: het is een kwestie van geven en nemen. Je bepaalt als organisatie zelf welke informatie je naar buiten brengt, maar dat weerhoudt de media er niet van om zelf de ontbrekende stukken in te vullen. Als organisatie zul je nooit de volledige regie hebben over de crisisberichtgeving, maar met een goede relatie met de media kun je hier zeker invloed op uitoefenen.

Reacties (0)
Het bericht is verzonden, deze zal worden geplaatst na goedkeuring.